生産性を上げて作業をパパッと済ませる13のヒント

大量なEメールや同僚の噂話にいちいち付き合っていたら、キャリアの成功を逃してしまうかも！？

Eメール

• 朝こそ自由な時間を過ごす

起床したら、まずはEメールをサッと確認。昨晩のニュースや、会議の詳細に変更がないかチェックしたら、それから90分は電子機器に触らない。「これが反応型ではなく生産型の1日の始め方よ」と話すのは、『Never Check E-mail in the Morning』の著者であり生産性を上げる専門家のジュリー・モルゲンシュテルン。

• PCの機能をカスタマイズに設定する

新着メールを知らせるための点滅機能などは外して。ピーッと音を絶え間なく発する着信機能も同じ。集中したいときには、音量を下げるなど工夫して。

インターネットとソーシャルメディア

• 後でまとめてチェックする

時間を決めずにSNSをスクロールしていたら、あっという間に多くの時間を費やすはめに。そんなわけで、後で読むためのアプリ「Pocket」をスマホやPCにダウンロードしておこう。最新の気になるニュースや記事を一箇所にまとめてくれる。全てのデバイスは自動的に同期されるため、時間があるときに一気にまとめ読みできるのだそう。是非活用して。

• ご褒美は、オフラインでできることに限定する

何か目標を達成するたびに、自分へちょっとしたご褒美を与えるのはモチベーションアップにつながるけれど、ツイッターを見る時間を楽しみとするのは良くない。「休憩時間にスマホやPCを眺めているだけでは、気晴らしのメリットはゼロ。PCを使って仕事をしているときと同じ部分の脳が働いてしまうから」とトーマス。散歩をしたり、お気に入りのマキアートを飲んで一息つく方が、休憩から得られるメリットは高いのだそう。

• タブを1個以上同時に開かない

『The Atlantic』の著者、ジェイムス・ハンブリンは、週に1度インターネット上でのシングルタスクの教えを説いている。「新たにウェブサイトを開くには、今見ていたサイトを必ず閉じる」というルールは、自分自身を強制的に一つのことに集中させる効果があるとのこと。彼の教えは正しかった。ある研究によると、一つのことに集中して取り組む人は、同時進行でマルチタスクを行う人に比べて、効率性が高く、決断力に優れていることがわかっている。

• あらかじめ誘惑をシャットアウトする

ソーシャルメディアに依存気味の人は、作業中に気が散らないように全てのSNSをオフラインにしてくれるアプリ「Cold Turkey」をダウンロードすれば、ついつい目を向けたくなる特定サイトも時間を指定してブロックできるのだそう。ほかにも、有料のMacアプリ「Anti-Social」や無料のFirefoxのアドオン「LeechBlock」などがある。活用しない手はない！

スマホ

• 距離を置く

スマホは、カバンや引き出しの中にしまっておくのがベスト！ 確認したくてもスマホまで距離があれば、側に置いているときのように1つ1つの通知音に反応しなくて済む。

• お気に入りのアプリはホーム画面に配置しない

アプリで天気予報をチェックしようとしただけなのに、視界に入ってきたキャンディークラッシュをつい始めてしまうことはよくある。時間を奪われるような誘惑の強いアプリは、ホーム画面に表示しないようにあらかじめ対策をとっておくのがベスト。

同僚

• 姿を消す

締め切りが迫っているときは、思い切って会議室や誰も使用していないオフィスを貸し切るか、近くのカフェやレストランで本腰を入れてプロジェクトに取り掛かろう。

• 退出する

毎日1〜2時間は「Do Not Disturb（邪魔をしないで）」の札をドアノブに掛けておく時間を作るといい。人や物に中断されない時間を指定しておくと、その時間だけはより効率的に没頭できるように、脳を鍛えられるのだとモルゲンシュテルンは言う。自分のオフィスにドアがなければ、植物や本でバリアを作って。すぐに誰かと視線が合わないようにね。

• 噂話にも控えめに参加する

オランダの研究者により、同僚と定期的に会話が弾むことで、職場の効率性が向上することが発覚しているよう。ただし、同僚の噂話はほどほどに。いざというときに誰にも協力してもらえなくなるかも...…。

会議

• 起立する

椅子に座って行う会議の時間は、立ったまま行う会議と比較すると、平均して34％長い傾向にあることが研究で明らかになったと話すのは、日頃から「スタンディング・ミーティング」を行っているインタラクティブエンターテインメント企業「Kabam」の取締役を務めるホーリー・リュウ。あなたが上司でないにしろ、仕事に関する同僚との会話は「立ったまま」を意識して。ほかの調査では、立って働くグループは、座って働くグループと比べてより仕事に没頭しているという結果がみられたとか。• スマホは画面を下にして置く

広告会社のCEOを務めるシェーン・アッチソンは、会議が始まる前に通知音をオフに設定し、スマホの画面を下にしてテーブルに置いている。「参加者全員が会議に完全集中すれば、生産性が向上し、短時間で会議を終わらせることができる」とアッチソン。緊急連絡が入る可能性がある人のみ、着信音を別の音へ設定しておくと安心。

• 会議は自分で管理する

総員会議に参加する場合は仕方ないけれど、1時間ほどの話し合いを同僚が企画しているようなケースは、あらかじめ日程や議題を確認して準備を整えておこう。「時間や会議の内容が曖昧なようでは、その会議はおそらく時間の無駄になりかねない」と話すのは、「Working Simply Inc」で業務執行社員を務めるカーソン・テイト。相手が自分の意見を必要としている場合は、文章や意見をEメールで送ると提案してみて。

※この記事は、アメリカ版ウィメンズヘルスから翻訳されました。

Text: Kate Ashford Translation: Yukie Kawabata