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社内メールに時間をかけるのは時間の無駄!「仕事が遅い人」のNG習慣5選

  • 2020.2.10
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働き方改革によって、残業規制や残業禁止を取り入れることになった…あなたの職場はどうでしょうか? この影響で、早めに帰宅できるようになるのはうれしい反面、労働時間が短くなると、期日までに仕事が終わらないという問題も……。

『「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣』の著者・ビジネスインストラクターの鈴木真理子さんによると、仕事を素早く処理するために大事なのは「臨機応変に仕事の進め方を変えていくこと」なのだとか。

「例えば、資格試験のテストは、1問目から順番にじっくり時間をかけて解くと、時間が足りなくなることがあります。そこで、まずは全体の問題をパッと見て、得意なところから取りかかる、わからない問題は飛ばす、といった工夫をするのが賢いやり方。解く順番に決まりはありません」

仕事もテストの解答と同じで、時間の無駄遣いをしないよう、臨機応変に進め方を変えるのが理想的です。以下では、仕事が遅い人がやってしまいがちな、よくない習慣を紹介します。

当てはまるものがあれば少しずつ改善して、段取りよく仕事をさばけるスマートな人を目指しましょう。

時間の無駄遣いをする人がやりがち!仕事が遅い人のNG習慣5選

■1:「割り込み仕事」をすぐにやるのはNG

仕事中、上司から至急の依頼が入ったり、急に電話が鳴ったり、といった予期せぬ出来事に対応しなくてはならない場面が少なからずありますよね。こういった割り込み仕事に時間を取られてしまい、本来やろうとしていた仕事が進まなかった経験は、きっと誰にでもあるでしょう。

電話や来客、クレーム、想定外の事態のような緊急度の高い割り込み仕事の場合、すぐに対応すべきです。が、後回しにできる割り込み仕事をすぐにやるのは、効率的ではありません。

「例えば、メール対応は、後回しにしてもいい割り込み仕事。なぜなら、一度作業を中断すると、集中力が途切れてしまうので、メールチェック自体にかかる時間はわずかでも、積み重なると時間のロスになるからです。

また、『至急』『今日中に』などと無理な指示をされたときは、ノーと言えなくても、『いまこれをやっているのですが、どちらから進めましょうか』『3日後なら可能ですが……』など、自分の状況を説明しつつ交渉しましょう。相手の都合に振り回されてばかりでは、思うような成果を上げられません。

ただし、お客様や取引先からの依頼を後回しにするのはNG。ビジネスはお客様あってのものなので、できる限り期待に応えましょう」(鈴木さん)

仕事ができる人は、作業に取りかかる前に、まず計画を立てています。この計画を立てる段階で割り込みがあることを想定しておき、いざ割り込み仕事が入ったら、その都度優先順位を精査する習慣を身につけましょう。

■2:「社内メール」に時間をかけるのはNG
習慣_1,キャリア_1
社内メールは短く書くことを心がけましょう。

デスクワークの多い職種だと、日々のメール処理に時間を取られがち。それでも社外の取引先やお客様とのメールは、たった1通でもその人は仕事ができるのか否か?が伝わってしまうので、丁寧に時間をかける必要があります。とはいえ、社内のメールに時間をかけ過ぎるのは考えものです。

「会社ごとに文化や慣習があるので一概には言えませんが、社内メールは短時間で仕上げるのが理想。社員同士は身内ですし、社内メールの主な目的は、報告・連絡・相談だからです。基本的に上司は長い文章を読まない傾向があるので、社内メールは短く書くことを心がけてください。

具体的なコツとしては、箇条書きにする、先に結論を書く、タイトルに結論を入れる、などがあります。もし簡潔過ぎると心証を悪くしそうな場合は、『取り急ぎ、要件のみ失礼します』『簡単ですが……』といったひと言を添えておきましょう」(鈴木さん)

短いメールなら、書くのはもちろん読むのも速いので、外出中や移動中といった隙間時間に処理できるのも利点。生産性向上のために、社内メールでは名乗りや挨拶文をできる限り省く、というルールを設けたり、Slackなどのチャットツールを導入している企業もあります。まだ対応がされておらず、職場で賛同を得られるなら、ぜひ取り入れてみてください。

■3:「隙間時間」を無駄にするのはNG
習慣_2,キャリア_2
隙間時間でできることはたくさんあります。

電車での移動中、ただ何となくスマホをいじって過ごす、という方は多いのではないでしょうか。このような5~10分程度の隙間時間は、一日のあいだに何度もあるもの。塵も積もれば山となるこの時間をフル活用できれば、仕事がもっとはかどります。

「仕事ができる人は、隙間時間にやることを、あらかじめ決めています。5分あれば、手帳やスケジューラーで予定を確認できます。せっかくメモした締め切りやタスクは、見なければ忘れてしまうので、一日に何度も見返してください。

短時間でできる定型業務や、こまごまとした雑件を終わらせるのもよいでしょう。メールのチェック・返信、経費精算、コピーやスキャン、つくり終えた書類の見直しなど、隙間時間にできることはたくさんあります」(鈴木さん)

隙間時間にやりたいことを思いついたら、付箋に書き出して、パソコンや手帳などに貼っておきましょう。このとき、やることの所要時間も一緒に書いておくのがコツです。

■4:不要になった資料を大事に保管しておくのはNG
習慣_3,キャリア_3
捨てるのが苦手な人は、ルールを決めてみては?

優秀な人ほど、デスク周りが綺麗に整頓されているもの。余計なものがないと仕事に集中できるほか、整理が行き届いていれば探し物に時間を取られることがありません。仕事ができる人になるためには、不要なものを捨てる勇気をもちましょう。

「そもそも整理とは、要るものと要らないものを区別して、要らないものを捨てること。世のなかには、捨てるのが苦手な人が大勢います。そこで、あらかじめ『この書類は○年保管』『紙の資料は現在進行中のものだけ残し、仕事が終わったものは捨てる』といったルールを決めておけば、捨てられるはずです。また、紙の書類は最新版のみ残して、すべてデジタル化するのもよいでしょう。

書類の要る・要らないの判断が難しいときは『赤札作戦』がおすすめ。まず書類やそれらをまとめたファイルなどに今日の日付を書いた札(付箋)を貼り、一度でもその書類を見たら札を取ります。1年経っても札が付いたままの書類は、もう使わない可能性が高いので思い切って捨てましょう」(鈴木さん)

紙の資料だけでなくデータの資料も、溜まっているとあとで見返すときに不便なので、書類と同じように捨てるルールを設けるのが◎。ファイル名に捨てる予定日を入力しておく、削除予定のフォルダを作成するなど、工夫してみてはいかがでしょうか?

■5:夜型の生活はNG
習慣_4,キャリア_4
朝型の生活に切り替えると、時間に余裕が生まれます。

早起きは苦手……という方も少なからずいらっしゃるかもしれません。しかし、夜型の人は集中力のピークが夕方からなので、どうしても残業しがちになってしまいます。朝型の生活に切り替えれば、自分の時間をいまよりも多く確保できるはず。

「朝型の人は、朝から気力と体力がみなぎっているので、午前中から成果を出します。早起きのメリットは、朝食を摂れて食生活が整う、電車が空いている、出勤前に朝活ができるなど。朝活では、ランニングをしたり、新聞を読んだり、自分のやりたいことをすればOKです。

午前中は、企画を考える、書類を作成する、今日・今週の計画を立てるといった、頭を使う仕事が向いています。お昼以降には、メール処理のような軽めの業務を割り振るとよいでしょう」(鈴木さん)

朝型の生活に切り替えるためには、スマホの機能を利用するのも手です。例えば、iPhoneのベッドタイム機能なら、起床時刻を設定すると就寝時刻を表示してくれるうえ、寝る時間が近づくと音やメッセージで知らせてくれます。

人生は1分1秒の積み重ね。普段、何気なくやっている行動が、実は時間の無駄遣いにつながっているかもしれません。その浪費していた時間をほんの少しずつでも仕事に生かしていけば、やがて大きな差となって表れますよ。

鈴木 真理子さん
ビジネスインストラクター・業務改善コンサルタント
(すずき まりこ)講師派遣型の社員研修を行う、株式会社ヴィタミンM代表取締役。これまでに企業研修や公開セミナーで、3万人以上に生産性の高い仕事術を指導してきた。著書に『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』(共に明日香出版社)などがある。http://www.vitaminm.jp/

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