実は会社の“黒子”!?　秘書ってどういう仕事をしているの？

【秘書女子 座談会】

左から、宇津木さん、藤川さん、黒川さん

●宇津木美緒さん

法人団体の専務秘書と「調査研究部」という部署のアシスタントを兼任

●藤川由佳さん

不動産会社の専務（子会社の会長も兼務）の秘書担当。今の会社へは約1年前に転職

●黒川愛さん

人工知能研究者／感性アナリストであり、所属会社の社長を務める黒川伊保子さんの秘書担当

■全方向に求められる気遣い キモは“人を見る力”

―まずは皆さんのお仕事内容から教えてください

藤川：秘書は華やかなイメージがありますが、私は会社の“黒子”だと思っています。企業のトップの方がスムーズに動けるためのサポートが主な仕事なので、気を使う場面が多いですね。例えばスケジュール調整という言葉だけ聞くと簡単そうだけど、忙しい方たちは30分の時間を作るのが本当に難しい。役員5、6人が集まる会議のセッティングでは何とか隙間の時間を狙うみたいなこともしょっちゅうです

宇津木：分かります。自分が担当する方の都合だけではなく相手もあってのことだから、折り合いをつけるのにすごく時間がかかりますよね

黒川：1日に6、7件の案件が入るときは、予定の間をどのくらい取るかも悩みますね。地方講演が続くときは体調も心配なので、移動距離が長くならない日程を組むなどシビアに考えます。あとは社長が何か困っているときに「請求書を探しているな」とか、今何を求めているか言われる前に気付けることも大事。全体を把握したり、人を見る力が必要ですね

宇津木：私が担当している方は仕事相手一人一人の好みをとても気にされるので、コーヒーの飲み方や手土産の選び方も重要。名前と顔以外にそれぞれの好みをきちんと覚えておく必要があり、来客があるときは今でも緊張します

黒川：服装も大事かも。私はあまり気にしていなかったけれど、以前ある方とお会いしたとき、社長から「その服装はちょっと」と注意されたことがあって、自分の好みと違う服を買うこともあります

藤川：人への対応では、偉い方についていても“自分が偉いわけではない”という心構えは忘れないようにしています。前に威圧的な印象の秘書の方と話す機会があった時すごく怖くて、自分も勘違いしないように気を付けようと思いました

■頼りにされること、スムーズに仕事が回ることがやる気につながる

宇津木：仕事で良かったと思うのは、人脈が広がることですね。私の場合、国会に同行したり海外の大臣をお会いすることもあって知識や世界が広がるのもうれしいです

藤川：役員の方と一緒に仕事をしていると皆さん本当に忙しいと感じるので、私が調整したスケジュールでスムーズに仕事が進んだり、それでお礼を言われたときはとてもやりがいを感じます

黒川：会社のみんなが頼りにしてくれて、「この人に聞けばきっと応えてくれる」と思ってもらえるのはプレッシャーでもありますがやる気につながります。それで会社がきちんと回ると頑張ろうと思えますね

▼お仕事DATA

●どんなお仕事？

担当役員のスケジュール調整や現場との日程やり取り、資料作成など出張の事務作業全般、車・電報・祝花・会食・手土産などの手配、メール処理、外出時の同行、打ち合わせなど多岐に渡る

担当相手によって業務範囲・内容が異なるが、会社によっては1人で複数の役員を担当することも

●必須スキル

全体を見て把握する力

丁寧な言葉遣いと人当りの良さ

人を見る力（先回りして必要な物を用意したり、相手の要望をくみ取る必要がある）

顔、名前はもちろん嗜好（しこう）品も覚える記憶力

●これを知ってほしい

担当する人のことなら何でも知っていると思われがちだけど、プライベートなど知らないこともたくさんある

ナーバスな調整をしていることも多いので、集中作業をしているときは様子を見て話しかけてほしい

近よりにくい職種と言われるが、あくまでイメージです。普通に接してほしい

etc…