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恥をかくのはイヤ!「ビジネスマナー」おさらい5つ

  • 2019.4.14
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ビジネスマナーを知らないばかりに、お客様に嫌な思いをさせてしまったり、上司に失礼をしてしまったことはありませんか?

そんなことがないように、ビジネスマナーの基本的なポイントをおさらいしましょう!

今回は、社会人として最低限身につけておきたいビジネスマナーについてご紹介します。

1:名刺交換マナー

(1)基本は目下から先に名乗りながら名刺を出す

座っていた場合はまず立ち上がりましょう。相手の正面に立ち、相手側から名刺の文字が読めるように向きを正して両手に持ちます。そして社名や所属部署、名前を言いつつ、相手の胸の高さに差し出します。

そのときに「よろしくお願いいたします」と挨拶を付け加えるようにすると印象アップですよ。

相手が名刺を差し出したら「頂戴します」と言いながら両手で受け取ります。このとき、会社のロゴや文字を指で押さえないように注意しましょうね。

(2)同時交換になってしまった場合は?

もし同じタイミングで名刺を差し出してしまった場合は、まずは左手で相手の名刺を受け取ります。次に相手が自分の名刺を持ったのを確認してから右手を離し、相手の名刺に添えて両手で持ちます。

自分が目下という立場にも関わらず、相手が先に名刺を出した場合は、それを受け取ってから「申し遅れました」と言いつつ自分の名刺を差し出すとスマートですよ。

(3)「こちらが複数」&「相手が複数」の場合は?

複数の人がいる場合は、受け取る場合と渡す場合の共通ルールとして“役職が上の人から順に”という形式があります。間違っても自分から、とならないように注意してくださいね。

では、相手が複数の場合、受け取った名刺はどう置いたら良いのでしょう? 正解は“座席と同じ順番で名前を並べておく”です。

向かって左からAさん、Bさん、Cさんと並んでいた場合は、名刺も同じように、左からAさん、Bさん、と並べると相手の顔と名前も一致しやすく良いですよ。

2:電話応対マナー

(1)5W3Hで要点を押さえた会話&自分の署名を忘れずに

伝言を承るときに重要なのは、“いかに分かりやすく要点をまとめるか”という点です。

忙しいときや、会話の内容が多岐にわたってしまったときは、上手くまとめられないこともありますよね。

そんなときは、5W3H(いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、どのくらい、いくら)を意識して会話するようにしましょう。メモに要点を残しやすくなりますよ。

(2)聞き返すときは、失礼のない言い方で

電話対応中に相手の言っていることを聞き逃してしまったり、電波が悪くなり相手の話していることが聞き取れなくなってしまったりすることがあります。

そんなときは必ず「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただいてもよろしいでしょうか?」など、失礼にならない言い方で聞き返すことが重要です。

また、相手の声が小さい場合も「声が小さく聞き取りづらい」と言うのではなく、「大変恐れ入りますが、電波が悪いようでお声が少し遠くなっております」など、相手に不快感を与えずに声が小さいことを伝えると良いでしょう。

(3)必ず復唱して、情報の伝達ミスを防ぐ

電話中の聞き間違いを防ぐため、メモを取るときに復唱するのは鉄則。

特に注意したいのが、“電話番号や住所、名前”などの場合。必ず復唱し、聞き間違いを未然に防ぐようにします。

(4)走り書きメモはそのまま渡さない

“復唱”を実践している方は多いと思いますが、意外と見落としがちなのが、“会話をしながら取った走り書きメモをそのまま渡してしまう”こと。

電話応対をしながら取ったメモは、汚い字になってしまいがち。それをそのまま相手に渡してしまうと、読み取りミスなどコミュニケーションに齟齬が発生する恐れがあります。

なるべくきれいな字でメモを取る、もしくは走り書きで取ったメモはあとで書き直すことを意識しましょう。

(5)自分の名前&時間も記載する

メモを取り終えたら自分の名前と時間を記載しておくことも忘れずに。先方の名前や電話番号をメモしておくのは当たり前ですが、自分の名前もメモしておくことで、メモを見た人が不明点や疑問点を尋ねやすくなります。

3:会議室の座席マナー

(1)「上座」はどこ?

“上座”という言葉は、聞いたことがありますよね。上座は自分にとってのお客様が座る場所で、一般的には入り口から最も遠い席と覚えておくと良いでしょう。

逆に下座は、細々と動き回ったり雑用をこなしたりと、立ったり座ったりの動作が多い人が座る場所です。いわゆるビジネスシーンにおいて新人であればこの席が定位置ですね。

まずはお客様を上座に、次いで自社の上司、先輩、という風にご案内するようにすれば良いでしょう。

(2)応接室や会議室ではどうなる?

あまり知られていないのが、応接室などの席次。先程の例の通り、最も入り口に近い場所が下座にあたります。

もし室内に窓があれば、窓に近い席の一番奥が上座になります。お客様はこちらの窓際のお席にご案内すると良いでしょう。

そして、会議室では議長席と呼ばれるセンター席が最も重要です。議長からみて右隣が上座になっています。

こういった席次の並びを把握することで、ビジネスシーンで失礼のないよう対応することができますね。

4:エレベーターのマナー

(1)乗る前はどうすればいい?

上司や先輩など社内の人の場合は気にする必要がないかもしれませんが、社外の人が来訪した場合にはお見送りが必須です。

自分が同乗するときは、目上の人から乗るよう配慮しましょう。同乗しない場合は、相手がエレベーターに乗り込み、扉が閉まるまでお辞儀の姿勢を保つようにしましょう。

(2)上座と下座は操作盤のボタンの位置で判断

では、エレベーター内の上座と下座のご説明をします。

片側にボタンがある場合、上座は操縦ボタンの後ろの壁際。2番目は上座の隣。3番目は操作ボタンの隣(2番目の前の位置)で、下座は操作ボタンの前です。両側にボタンがある場合は、入って左奥が上座。エレベーターに入って、右側の操作ボタンの前が下座です。

(3)乗っている間も仕事のうち

取引先や上司とエレベーターに乗ったときは、自分が操作ボタンを押すようにします。また、面識のない人が同乗する場合も、その人が降りる階を「何階ですか?」と聞くように心がけ、操作をするのがマナー。混雑しているときに目的の階数ボタンを押せない人にとってはありがたい気遣いです。

5:タクシーのマナー

基本的にはドライバーがいる車の場合、運転席の後ろが上座、助手席が下座になります。つまり、運転席の後ろは上司に、そのとなりは自分の先輩に、自分は助手席にという形になります。

なおこの並び順は若手社員が運転する社用車でも同じですが、自家用車の場合、上座は助手席になりますので注意しましょう。

6:来社・訪問のマナー

(1)お客様のご案内の仕方

お客様にとって、最初の対応が訪れた会社のイメージにつながります。自分の担当外だったとしても誠意をもって来客対応に務めると会社全体の印象が良くなりますよ。

応接室や会議室にご案内する場合は、お客様にお尻を向けないように、お客様の斜め前方を歩きます。お客様の歩調に合わせる配慮も忘れずに。

(2)お客様の見送り方

ビジネスシーンの“エンディング”といえばお見送り。このお見送りの振る舞いはその後の関係を左右する大事な部分です。

会社でのお見送りは、“エレベーターの前まで”、“エレベーターで1階まで”、“玄関まで”の主に3パターンあるかと思います。どのようなお見送りをするかは、相手との関係性や会社のルールにそって決めましょう。

お見送りする際は、まずお越しいただいたお礼を述べて、しっかりおじきをします。お客様の姿が見えなくなったら姿勢を戻しましょう。エレベーターの前でお見送りをするときは、エレベーターのドアが閉まるまでおじきをします。

(3)他社を訪問する際に気をつけること

この時期になるとコートを着たまま他社へ出入りしている人をお見かけします。マフラーやコート、手袋などは玄関に入る前に脱いでおくのがマナーです!

体調が悪い場合はマスクをしていてもかまいませんが、防寒のためのマスクは、はずすようにしましょうね。

焦ってしまうと分かっているはずのこともできなくなってしまいます。

どんなときでも落ち着いて行動できるよう、この記事をぜひ参考にしてくださいね。

【画像】

※ Roman Samborskyi、Leonardo da、Monkey Business Images、Undrey、Rawpixel.com、ZephyrMedia、ASDF_MEDIA、Standret、El Nariz / shutterstock

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