知らないと恥ずかしい!? 「メールを転送するとき」のマナー4つ

ビジネスシーンでは、上司や別部署からの依頼でメールを転送することもありますよね。

実は、そんな“転送メール”にもマナーが必要なのはご存知でしょうか?

そこで今回は、企業のマナー講師としてのセミナー経験もある筆者が、 メール転送のマナーを紹介します。

1:なぜ転送したのか?を忘れずにメールに残す

メールを転送する場合は“なぜ転送したのか”を明確に記載し連絡することが必要です。

これはビジネスパーソンの基本である“ホウレンソウ”のレン(連絡)に当たります。「○○さんからの問い合わせです」「○○についてのメールを共有します」など、転送をした背景を伝えます。

これがないと突然転送メールが送られてきたことになってしまい、相手を不快な気持ちにさせてしまうこともあるので注意しましょうね。

2:転送したうえで、どうしてほしいのか目的を書く

「○○さんからの問い合わせです」だけでは、次のアクションが何も連絡されていませんので「それで、どうするの?」となってしまいます。

「○○さんからの問い合わせです、確認のうえで対応お願いいたします」という目的を忘れずに書くように注意しましょう。

また、内容をしっかり理解して伝えることも大切です。右から左へメールの情報を流すだけではなく、誰が何をどうしたいのか、だからメールを転送する、というポイントを理解していないと転送相手には伝わりにくいものです。

3:転送内容には手を加えてはいけない

転送するメールの文章に手を入れるなど、勝手な書き換えはNGです。ある意味では文章の改ざんにもなりかねない行為ですので控えましょう。

もし本文の内容に間違いなどがある場合は転送文を変えるのではなく、自分の本文中にて引用し、修正をするようにしましょう。

なお自分の解釈や意見を記載する必要はありません。人数が増えると誤解も多くなりますので、転送をお願いされた文はあくまでも“そのまま”で送るのがいいでしょう。

4:添付データがきちんと転送されているかを確認する

転送する場合、メーラーによっては添付ファイルが消えている、などの不具合がある場合もあるようです。

これはさまざまな要因により発生することなので、余裕があるときに同僚などにメールを転送してみて、添付ファイルもきちんと転送できるかどうかをチェックしておくといいでしょう。

なお大型ファイルの場合は転送する前にネットの転送サービスを利用してサーバーにアップロードし、そのURLを記載しておくのもいいでしょう。

メール転送もビジネスシーンではなくてはならないものです。受け取る相手のことを考えてわかりやすく、内容と必要なデータを正しく送るということを心がけたいものですね。

【参考文献】

※ 『ビジネスマナーの基本』(浦野玲子)/新星出版社

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