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意外と知らない!「請求書作成」の基本と押さえておくべきこと

  • 2018.8.3
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仕事によっては、請求書を書く機会はなかかなかないかも知れません。しかし、働き方が多様化し、フリーランスなど個人で仕事をする人が増えている昨今、いざ「請求書を送ってください」と言われたときに、つくり方を把握しておくことは重要でしょう。

そこで今回は、基本的な請求書の書き方のポイントを紹介します。

1:請求書に必要な項目

請求書においてまず必要なのは以下の項目です。

(1)どの仕事でいくら掛かったのか

(2)消費税、源泉徴収を請求するかの確認

(3)自分の名前、住所、先方の名前、住所の記載

(4)請求日の確認および記載

品目として仕事内容を記載し、源泉徴収をどうするかを先方と協議した上で請求します。請求の時点で税込みなのかどうかの確認も忘れないようにしましょうね。

そして自分の名前、住所、電話番号、振込先を記載して先方に送ります。

また、このときに支払い期限を明記すると、入金がない場合に先方に「ご入金が確認できませんでした、恐れ入りますが、確認をお願いできますでしょうか?」と催促することができますので、忘れないようにしましょう。

2:封筒の使い方

封筒には和封筒と洋封筒があり、和封筒は縦長のもの、洋封筒は横長のものをいいます。

請求書はA4サイズで作成し、和封筒を使用するなら、下から三分の一を折り上三分の一をかぶせて3つ折りにして封筒に入れます。

洋封筒の場合は右から縦半分に折り、次に下からもう半分に折って封筒に入れます。

3:封筒に明記するべきこと

出典: pixta

一般的な郵便と同じく、封筒には自分と先方の名前住所を記載しますが、裏表どちらでも構いませんが“請求書在中”と書くのを忘れないようにしましょう。

これは、受け取る側が、他の書類とまぎれてしまって紛失してしまうことを防ぐためです。

また100円ショップなどでは“請求書在中”のスタンプが売っていますのでそれを使用しても構いません。

4:ネット請求書の注意は?

最近では紙ではなく、ネットで請求書を発送することも可能になりました。非常に便利なのですが、実はハンコを忘れる方が多いのです。

最近では、電子文書にメールを介して捺印ができるなど、さまざまなシステムが生まれていますので確認してみるといいでしょう。なお、デジタル捺印でもOKかどうかは請求先に前もって確認しておくといいですよ。

紙の書類でもデジタル文書どちらでもOKな会社が増えてきましたが、とにかく大切なのは請求日と内容が間違っていないかということ。これから突然請求書が必要になった場合も焦らずに対応しましょうね。

【参考】

※ 成美堂出版編集部(編)『早引き・図解 冠婚葬祭とマナー大事典―知りたいことがすぐ引ける』成美堂出版

※ 井ノ上陽一『フリーランスのための一生仕事に困らない本』ダイヤモンド社

Shachihata

【画像】

※ KeemMiDo / shutterstock、dorry / PIXTA(ピクスタ)

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